Vanaf 25 mei 2018 gaat de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Hiermee heeft u als ouder/ verzorger van uw kind recht op inzicht in het verwerken van de gegevens welke wij gebruiken voor de behandeling.
Lotus Kidz Kinderfysiotherapie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van uw kind indien deze bij ons onder behandeling is. U kunt hierover contact opnemen met Nirmal Biharie . Lotus Kidz is telefonisch bereikbaar op 0611223704 of via info@lotuskidz.nl
Toestemmingsverklaring
Bij aanvang van het behandelingstraject van je kind vragen we jou of je kind (als hij/zij ouder is dan 15 jaar) een toestemmingsverklaring te ondertekenen. Zonder ondertekende toestemmingsverklaring is behandeling niet mogelijk.
In de toestemmingsverklaring geef je aan bekend en akkoord te zijn met de inhoud van deze privacyverklaring en welke toestemming(en) je ons verleent om te communiceren met betrokkenen in het kader van de behandeling van je kind. Een voorbeeld van de toestemmingsverklaring kun u bij de eerste behandeling inzien.
Persoonsgegevens welke verwerkt worden:
- Patiënt ID
- Geslacht patiënt
- Geboortedatum
- Postcode gebied patiënt
- BSN patiënt
- Zorgverzekeraar UZOVI code
- Behandel episode nummer
- Datum van Aanmelding behandel episode
- Toegang paramedicus – DTF of Verwijzing
- Conclusie Screening
- Hulpvraag vastgelegd
- Diagnose vastgelegd
- Hoofddoel vastgelegd
- Behandelplan vastgelegd
- Prestatiecode (alleen bij gebruik Agendafunctie binnen FysioRoadMap)
- Locatie pathologiecode
- Duur functioneringsproblemen (in weken tijd)
- Beloop functioneringsproblemen
- Verwacht herstel
- Nevenpathologie
- Recidief
- Eindresultaat behaald
- Bezoekdatum
- AGB code behandeld fysiotherapeut
- Vragenlijst/meetinstrument
- Afname datum genoemd(e) vragenlijst/meetinstrument
- AGB code fysiotherapeut welke vragenlijst/meetinstrument heeft afgenomen
Deze gegevens worden verwerkt om de behandelingen te kunnen declareren bij de zorgverzekeraar. Als praktijk dienen wij de behandeling rechtstreeks in bij de zorgverzekeraar en heeft u als ouder hier geen omkijken naar. Mogelijk ontvangt u van de zorgverzekeraar een overzicht van de gedeclareerde behandelingen maar dit is niet bij elke zorgverzekeraar het geval. Daarnaast wordt er door de zorgverzekeraar onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de behandeling. Hierop wordt er data verzonden zoals recidief, hoeveelheid behandelingen, behaald eindresultaat enz. Deze gegevens worden vanuit ons EPD (elektronisch Patiënten Dossier) Fysiologics Online verzonden naar Keurmerk Fysiotherapie welke de data verzameld in samenwerking met het Nivel. Zij analyseren de data en communiceren dit weer met de zorgverzekeraar.
Verkrijgen persoonsgegevens
De persoonsgegevens welke wij gebruiken worden voornamelijk door u als ouder/ verzorger verstrekt. Zo ontvangen wij van u de naam, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, BSN nummer, verzekering en verzekeringsnummer, naam van de huisarts/ specialist, een mogelijke diagnose, naam van de school en leerkracht. Wij kunnen middels een check de zorgverzekeringgegevens opvragen via fysiovergoeding en vecozo.
Daarnaast verzamelen wij data vanuit de testgegevens welke wij uitvoeren bij uw kind. Hiervan wordt u altijd op de hoogte gebracht en u ontvangt een verslag van ons met de testresultaten welke bij ons bekent zijn. Mogelijk ontvangen wij ook gegevens van uw art/ specialist of school, dit zal altijd gebeuren met toestemming van u als ouders of voogd.
Met welke partijen wisselen wij gegevens uit?
- De dossiers worden elektronisch bijgehouden, dit noemen wij een EPD (elektronisch patiënt dossier). Ons EPD wordt binnen de praktijk opgemaakt in Fysiologics.
- Vecozo: dit is de instelling welke communiceert tussen ons als praktijk en de zorgverzekeraars. Wij declareren de behandeling via vecozo bij de zorgverzekeraar.
- Nivel/ keurmerk: hier wordt de data aangeleverd voor het onderzoek naar effectiviteit voor de zorgverzekeraars.
- Qualizorg: dit is een bedrijf die uw patiënttevredenheid meet. De gegevens worden anoniem verzonden naar Qualiview. U ontvangt dan een mail met een link som de enquête in te vullen. Indien u hier aan mee wilt doen tekent u hiervoor op de toestemmingsverklaring.
- De verwijzers: uw kind kan rechtstreeks bij ons aangemeld worden zonder verwijzing (DTF) of via een verwijzing van uw huisarts, specialist of jeugdarts. Wij versturen het onderzoeksverslag, in overleg met u als ouder/verzorger, naar alle artsen en specialisten welke betrokken zijn bij uw kind. Dit gaat via zorgmail of de post.
- Overige behandelaars, mogelijk is uw kind bekent bij logopedie of een andere behandelaar. In overleg met u als ouder/ verzorger wordt hier een kopie verslag naar verzonden.
- U als ouder/ verzorger: u krijgt altijd een kopie van het verslag welke wij schrijven over uw kind. Dit gaat via de mail als u daar toestemming voor hebt gegeven d.m.v. ons toestemmingsformulier.
Op welke wijze worden de gegevens beveiligd?
Zoals al aangegeven wordt er een EPD aangemaakt welke online staat. Ons EPD programma is Fysiologics .Er worden nog wel een aantal zaken op papier bewaard welke opgeborgen worden in het kantoor. Het kantoor is ten alle tijdens op slot (gecertificeerde sloten) indien wij niet aanwezig zijn. Verder bevat het zorgcentrum een alarminstallatie.
Onze website is beveiligd met een SSL beveiliging, u kunt dit zien aan het slotje bij de link en onze link start met HTTPS. De aanmeldingen worden zo dus veilig verzonden en komen aan in onze info mail welke tevens op de beveiligde online omgeving staat.
Wat wel een punt van aandacht is, is de verslagen welke u van ons kunt ontvangen via de mail. Uw mail is namelijk niet beveiligd en kan mogelijk gehackt worden. Hier staan dan ook de persoonlijke gegevens van uw kind. Indien u dit niet wenst kunt u het verslag op papier opvragen of de mails verwijderen uit uw inbox/ prullenbak en het verslag printen.
Welke rechten heeft u als ouder/ verzorger van uw kind m.b.t. deze data?
- Recht van inzage: De patiënt heeft het recht te weten of en welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welk doel. Op verzoek moet de patiënt daar een kopie van krijgen (papier of digitaal).
- Recht van rectificatie: De patiënt heeft het recht te verlangen dat onjuiste of achterhaalde persoonsgegevens worden gecorrigeerd, en onvolledige gegevens worden aangevuld. Als de patiënt de juistheid van gegevens betwist, moet de verwerking daarvan (tijdelijk) worden beperkt. Aanvullingen en rectificaties dienen ook door gegeven te worden aan de andere ontvangers van de betreffende persoonsgegevens.
- Recht van gegevensverwijdering: De patiënt heeft het recht om zijn persoonsgegevens te laten wissen. Het wissen van gegevens moet zonder onredelijke vertraging en binnen drie maanden worden uitgevoerd. Als de gegevens nog nodig zijn voor het leveren van zorg of anderszins uitvoeren van de behandelovereenkomst (bijvoorbeeld declareren) hoeft niet direct te worden voldaan aan het verzoek. Hier ontvangt u dan schriftelijk informatie over. Wij zullen in ons dossier melden dat u als ouder/ verzorger de gegevens heeft laten verwijderen. Andere ontvangers van de persoonsgegevens moeten op de hoogte worden gebracht van de gegevenswissing. Er geldt echter geen verplichting om dit bij hen af te dwingen.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: De patiënt heeft het recht op dataportabiliteit. Op verzoek moeten de persoonsgegevens van een patiënt worden verstrekt in een vorm die het makkelijk maakt om deze gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie.
Dit recht is van toepassing op een deel van de gegevens in medische dossiers: de persoonsgegevens die de patiënt zelf actief en bewust heeft verstrekt en de gegevens die de patiënt indirect heeft verstrekt door het gebruik van een meetinstrument, vragenlijst of die voortkomen uit observatie.
Het recht op dataportabiliteit geldt dus niet voor gegevens die de patiënt niet direct of indirect heeft aangeleverd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan conclusies, diagnoses, vermoedens of behandelplannen die wij als zorgverlener op basis van de door de patiënt verstrekte gegevens vaststellen.
Bewaartermijn gegevens
Wij zijn als praktijk verplicht om de dossiers van uw kind 15 jaar lang te bewaren. De oude dossiers zijn nog op papier maar de huidige dossiers worden digitaal bewaard. Indien de bewaartermijn verstreken is worden de papieren dossiers vernietigd. De digitale dossiers worden anoniem gemaakt en zijn zo niet meer herleidbaar.
Datalek
Indien er een datalek ontstaat binnen onze praktijk moet er binnen 72 uur een melding gedaan worden bij de autoriteit persoonsgegevens. Denk bij een datalek aan diefstal van de laptop of computer, het verliezen van de laptop, inbraak in ons kantoor waarbij er data meegenomen wordt. Ook kan een datalek ontstaan bij onze EPD leverancier. Zij zijn verplicht om dit direct aan ons te melden.
U wordt als ouder/ verzorger direct in kennis gesteld indien er data gelekt is met betrekking tot uw kind.
Hoe kunt u als patiënt deze rechten uitoefenen?
Indien u als ouder/ verzorger van uw kind wil dat u de data in kunt zien, de data wilt rectificeren, verwijderen of overdragen kunt u contact opnemen met Lotus Kidz Kinderfysiotherapie . U kunt uw eigen behandelaar hierom verzoeken via bovenstaande contactgegevens. Ook kunt u, indien uw vragen niet beantwoord kunnen worden door ons, contact opnemen met de autoriteit persoonsgegevens (AP). Ook kunt u op deze site verdere informatie vinden over de AVG, autoriteitpersoonsgegevens.
